Guide de conformité E-Verify pour les employeurs (2024)

Lorsque vous recrutez un nouvel employé, vous disposez probablement d'une longue liste de critères pour vous aider à identifier le bon candidat. Si les compétences et l'expérience sont importantes, un aspect crucial ne doit pas être négligé : l'autorisation de travailler aux États-Unis.

Bien que la vérification de certains critères d'embauche soit laissée à la discrétion des procédures d'embauche internes, les employeurs sont tenus de confirmer l'éligibilité à l'emploi de chaque salarié en remplissant le formulaire I-9. Pour certains types d'emplois et en certains étatsLes employeurs sont tenus de franchir une étape supplémentaire en soumettant le formulaire I-9 dûment rempli via le système E-Verify.

Le système E-Verify est une base de données électronique qui recoupe les informations Les données fournies dans le formulaire I-9 sont comparées aux dossiers du gouvernement pour confirmer qu'un employé a effectivement le droit de travailler aux États-Unis.

Bien que E-Verify soit un outil utile pour tous les employeurs souhaitant s'assurer que les formulaires I-9 ont été correctement remplis, dans les cas où E-Verify est requis il s'agit d'une étape supplémentaire obligatoire. Les sanctions en cas de non-respect des exigences E-Verify dépendent de l'État dans lequel l'entreprise est située, mais peuvent inclure l'annulation du contrat et le reversem*nt des fonds, l'inéligibilité à de futurs contrats publics, voire la suspension et/ou la révocation des licences et permis d'exploitation.

Il est donc essentiel que toutes les entreprises soumises à l'obligation d'utiliser le système se conforment à toutes les exigences de l'E-Verify. Mais la conformité à E-Verify n'est pas nécessairement une charge onéreusefr si vous suivez les bonnes pratiques décrites ci-dessous.

1. Vérifier si oui ou non vous...sont tenus d'utiliser le système E-Verify

Bien que le système E-Verify puisse contribuer à garantir que toute entreprise respecte les exigences légales en matière d'embauche, dans certains cas, les employeurs sont tenus de soumettre le formulaire I-9 via le système, faute de quoi ils s'exposent à de lourdes sanctions. La première étape de la mise en conformité avec le système E-Verify est la suivante savoir si le système est obligatoire pour votre entreprise. Un décret présidentiel et la règle du Federal Acquisition Regulation (FAR) exigent que les entrepreneurs fédéraux utilisent E-Verify pour vérifier le statut d'emploi de tout employé travaillant dans le cadre de certains types de contrats publics. Sauf dans les cas où la règle FAR l'exige, E-Verify ne peut pas être utilisé pour vérifier le statut des employés existants.

Les règles relatives à E-Verify varient également d'un État à l'autre, et il est important de confirmer les exigences en fonction du lieu d'implantation de votre entreprise et des types de contrats que vous traitez. Dans certains cas, les exigences en matière d'E-Verify dépendent du fait que le contrat soit conclu avec une entité publique (municipalité, comté, État) et/ou de la valeur monétaire du contrat. Inversem*nt,Droit californienne permet pas aux entreprises de vérifier le statut d'immigration des employés potentiels, sauf exceptions, ce qui souligne l'importance de comprendre vos obligations spécifiques.

2. Ne confondez pas vos obligations relatives au formulaire I-9 et à E-Verify

Le formulaire I-9 et le système de vérification électronique peuvent sembler remplir des objectifs similaires, mais ils ne sont pas identiques - et le respect de l'un ne garantit pas le respect de l'autre. Même si un employé a rempli un formulaire I-9 et que vous l'avez conservé dans ses dossiers, les employeurs qui sont tenus de procéder à une vérification électronique doivent franchir une étape supplémentaire en soumettant une demande via le système électronique dans les délais impartis.

De même, même après vérification du statut d'un employé, les employeurs qui ne conservent pas le formulaire I-9 dûment rempli pour chaque personne inscrite sur leur liste de paie (ou recevant une rémunération) s'exposent à des sanctions distinctes en matière de conformité.Logiciel de conformité I-9avec des capacités de soumission directe à E-Verify peuvent contribuer à garantir la conformité sur ces deux fronts.

3. Comprendre les exigences de E-Verify

Une fois que vous avez bien compris vos obligations en matière d'E-Verify, il est important de savoir de quoi vous aurez besoin pour utiliser le système. Tout d'abord, les employeurs tenus d'utiliser E-Verify doivent s'inscrire au système. Une fois inscrites, les entreprises qui utilisent le système sont tenues d'afficher une affiche indiquant leur participation au programme E-Verify, ainsi qu'une affiche éducative sur les droits des employés.

Lorsque les employeurs utilisent E-Verify, leurs employés sont tenus de fournir leur SSN dans la section 1. En outre, l'employeur est tenu de conserver une copie si un document correspondant à la photo est présenté (passeport américain, carte de passeport américaine, EAD et carte de résident permanent). Si un employé présente un document de la liste B, ce document doit contenir une photographie. Les employeurs peuvent lancer le processus E-Verify pour une nouvelle embauche dès que la personne accepte une offre d'emploi et remplit le formulaire I-9. L'I-9 doit être rempli dans les trois jours. Le fait de ne pas entamer la procédure E-Verify dans les trois jours peut déclencher un contrôle de conformité.

4. Traiter les STN rapidement et de manière appropriée

De temps à autre, un employé peut recevoir une notification de non-confirmation provisoire (TNC) de la part du système E-Verify. Ces notifications ne signifient pas que l'employé n'est pas autorisé à travailler, mais que le système a besoin de plus d'informations pour vérifier son admissibilité. Ces notifications doivent être traitées rapidement, à la fois pour protéger les droits de l'employé et pour réduire le risque qu'une erreur corrigeable aboutisse à une non-confirmation finale, ce qui pourrait vous obliger à mettre fin à l'emploi du travailleur.

Dans le cas d'une notification TNC, l'employeur doit rapidement avertir le nouvel employé, en lui fournissant un avis d'action supplémentaire requise (FAN) qu'il doit examiner et signer et qui explique la raison du TNC. L'employé doit également décider s'il souhaite donner suite à la STN. Prendre des mesures signifie que l'employé accepte de prendre les mesures nécessaires pour contacter l'agence gouvernementale appropriée afin de résoudre le problème. L'absence d'action signifie que l'employé n'est pas disposé à agir et aboutit à une non-confirmation finale, ce qui signifie que E-Verify ne peut pas confirmer l'éligibilité de l'individu à l'emploi.

Si le salarié souhaite contester la décision, l'employeur doit lui fournir une confirmation de la date de renvoi et ne peut prendre aucune mesure défavorable à son encontre tant que la décision n'a pas été prise. Le salarié doit décider s'il souhaite contacter l'organisme gouvernemental compétent pour résoudre le problème. S'il ne le fait pas, il risque d'obtenir une non-confirmation finale, ce qui signifie qu'E-Verify ne peut pas confirmer l'éligibilité de la personne à l'emploi.

Les employés disposent de huit jours ouvrables du gouvernement fédéral pour résoudre la TNC à compter de la date à laquelle le dossier est renvoyé. Ce compte à rebours ne commence pas à la date de la TNC, mais à la date à laquelle l'employé signe le FAN et à laquelle le dossier est transmis à E-Verify. Un système I-9 électronique qui affiche en un coup d'œil les mises à jour du statut de la TNC peut contribuer à garantir que les employés obtiennent les informations dont ils ont besoin en temps utile.

5. Gagner du temps et réduire les erreurs en mettant en œuvre un processus et des outils cohérents

Le fait d'aborder le système E-Verify au cas par cas peut rendre plus complexe le fait de s'assurer que vos employés ont le droit de travailler, et augmenter le risque de rencontrer des problèmes de conformité. Au contraire, l'utilisation d'une approche globale soutenue par des outils qui facilitent la navigation dans le système E-Verify peut aider à rationaliser et à gagner du temps, ainsi qu'à réduire le risque de violations de la conformité qui pourraient être évitées.

Par exemple, si votre entreprise n'est pas soumise à des règles nationales interdisant l'utilisation d'E-Verify, vous pouvez réduire le risque d'oublier par inadvertance de vérifier un employé obligatoire en faisant de l'E-Verification une pratique standard pour toutes les nouvelles embauches. Un système qui vous permet de procéder à la vérification électronique d'un simple clic après avoir téléchargé le formulaire I-9 d'un employé signifie que vous pouvez le faire sans ajouter beaucoup de travail inutile. Une solution logicielle dédiée peut également vous aider à repérer les erreurs avant que vous ne les soumettiez et fournit des notifications opportunes et exploitables si une action supplémentaire est nécessaire.

Vous ne savez pas si votre entreprise est tenue d'utiliser E-Verify ? Consultez cette pageguide état par état pour comprendre vos obligations. Et lorsque vous aurez terminé, explorez d'autresE-Verify et Formulaire I-9 meilleures pratiques.